Как да планирате и организирате офис преместването (5 съвета)

1.Планиране на преместването
Преценете точно колко време ще Ви е необходимо за да се изместите.Това ще трябва да бъде обсъдено с хамалската фирма,която ще Ви помага при местенето или с мениджърите на фирмата.За по-малък офис ще Ви е необходимо поне три месеца подготовка,а за средно голям до голям офис, поне шест до осем месеца.Важно е да започнете подготовката по местенето възможно най-рано.
Следващата стъпка е да съберете информация относно новото място.Трябва Ви схема на помещението,която да описва къде се намират контактите,къде се намират складовете и др. Това ще Ви помогне да прецените как ще подредите новия си офис.
Направете списък от потенциали проблеми,които има новия Ви офис.Като например по малка рецепция или по-малко пространсво за съхранение.Новият Ви офис може да има по-обширно пространство,което ще изисква още бюра или временни стени.
Ще може да се наложи да наемете дърводелци и бояджии,ако трябва да се строят временни стени и да се боядисат.Този проблем може да е бил отбелязан,когато сте купували или наемали мястото,но просто бъдете сигурни,че няма да има нужда от ремонти след местенето.
2.Съберете своя екип.
Средни до големи офиси, Ви препоръчаме да попитате за доброволци, по човек от отдел.По този начин ще има отговорници по местенето във всички части на офиса.
Отговорниците по местенето може да имат задачата да следят опаковането на бюрата на всеки служителите.При по малките офиси броя на отговорниците по местенето ще е по-малък.
3.Офис срещи
Ако по график имате чести офис срещи не забравайте да припомняте на служителите си за предстоящето местене.на коя дата то ще се осъществи и какви ще бъдат тяхните задлженията на самия ден .Много е важно всеки да бъде информиран,за да бъдат сведени до минимум притеснения относно офис местенето.
4.Дайте задачи
Накарайте отговорниците по преместването да направат списък със задачи,които трябва да бъдат изпълнени. След това тези задачи трябва да бъдат добавени към графика на местенето.
Ще са Ви необходими специални услуги като, инсталиране на телефони линии и специалисти по компютърни мрежи. Попитайте всеки мениджър на различните отдели какво ще бъде необходимо за тяхното пространство. Бъдете сигурни,че и други области са подсигурени като лоби, рецепцията и складовете .
Една от най-важните части от офис местенето е да се наемат хамали. Има фирми,които имат дългогодишен опит в местенето на офиси като premestime.com. Просто бъдете сигурни, че сте направили наебходимото проучване,попитали сте правилните въпроси и сте накарали хамалската фирмата да дойде и да направи предварителен оглед. Трябва да сте сигурни, че можете да разчитате на хамалската фирмата и че ще получите най-доброто обслужване за цената. Тази задача може да дадете на няколко човека като всеки се обади на различни компании и след това да сравните събраната информация. Започнете рано,за да може да получите най-добрата цена.
5.Лист с контакти
Трябва да сте сигурни,че вашите бизнес контакти са информирани за вашето офис преместване. Дайте подробна информация на клиентите си и други бизнес контакти къде точно се местите на коя дата и как вашият бизнес ще работи по времето на преместването. Предоставянето на тази информация е много важна,защото в противен случай може да изгубите клиент като той потърси вашите услуги при ваш конкурент.